Optimisation Coûts

Lors de mon passage chez Corsair j'ai été conduit à investiguer très en détail les budgets, tout particulièrement celui de l'IT, mais pas seulement, pour rechercher des économies. Cela a été un travail de bénédictin et de longue haleine mais qui a porté quelques beaux fruits. Au global, en pas loin de 5 ans, une économie récurrente de 900 KEUR sur une budget initial de 7 MEUR (soit -12.8 %).

Quelles ont été les différentes pistes d'investigations pour arriver à ce résultat ?

Bien évidemment la classique approche des 80/20 pour identifier les lignes budgétaires les plus conséquents et les plus prometteuses. Mais pas seulement. J'ai déployé avec l'équipe IT, qui était alignée sur un objectif d'optimisation, une approche plus globale de révision de chaque ligne de budget et de chaque ligne de facturation.

Tout comme lorsqu'on déménage on constate qu'il y a pas mal de choses dont on a plus besoin et qu'on ne va pas garder, on s'aperçoit en révisant attentivement qu'il y a des fonctions qui ne sont plus utiles, des coûts qu'on ne sait plus justifier, des factures tellement complexes qu'elles sont validées sans contrôle, etc... Autant d'éléments qui peuvent faire baisser, parfois significativement, les coûts.

L'optimisation des coûts c'est un travail permanent. Certains sujets nécessitent du temps, pour bien comprendre le contexte et les enjeux, et parfois aussi pour négocier avec les fournisseurs. Ensuite on ne voit pas forcément tout immédiatement. Il y a ce que j'appelle le bruit. Il s'agit d'optimisations qui en masquent d'autres (généralement moins importantes). Les secondes apparaissent une fois que les premières sont traitées.

Il s'agit non seulement de réviser les contrats mais aussi de vérifier les usages en fonction de l'évolution du marché et du contexte de l'entreprise.

Avons-nous toujours besoin de la solution en place ? du même niveau de service ? du même nombre de licences ?
Est-ce que nous faisons le bon usage des solutions en place ?
Est-ce que nous maîtrisons les transactions utilisées, sont-elles toutes utiles ? (notamment quand chaque transaction a un coût, même faible)
Est-ce que nous comprenons toutes les factures ? Est-ce certaines, trop compliquées (j'ai vu des factures de + 100 lignes difficilement contrôlables), ne sont pas validées par défaut ?

Au final les optimisations se déclinent en 4 catégories.

Et sont parfois combinables. Par exemple :

On peut négocier la baisse du coût des transactions unitaires tout en ajustant ses processus pour réduire le nombre de transactions,

On peut réviser le coût d'un contrat et arrêter l'usage d'une module plus qui n'est plus utilisé

1. Renégociation (33% du total des optimisations)

Ici il s'agit de trouver des leviers pour réduire les coûts unitaires

Donner de la durée (visibilité et sécurité pour le fournisseur, mais aussi pour l'entreprise) avec en contrepartie des réductions de coûts.
Etendre le périmètre du contrat (voir aussi 4. Consolidation)
Challenger avec d'autres fournisseurs. Toujours souhaitable : mais il faut rester réaliste certains solutions sont tellement ancrées au coeur de l'entreprise qu'expliquer le changement au fournisseur n'est pas crédible (ou bien il faut que les délais de négociations l'autorisent).
Toujours trouver un équilibre (le fameux 'win-win') entre les attentes des uns et des autres.

Après 4 années de collaboration réussies avec Olivier, je peux témoigner de ses grandes qualités d écoute. En tant que fournisseur, nous avons eu des contraintes qu’Olivier a su entendre, comprendre et intégrer dans un partenariat de longue durée. La relation de confiance qu'il a su établir, lui a permis de défendre au plus juste et de façon pragmatique les intérêts de Corsair.

Anne-Karen S. Account Manager chez Amadeus

Durant 2 ans, j'ai eu le plaisir de collaborer avec Olivier sur différents projets stratégiques pour Corsair. Olivier est très investi dans ses fonctions de CIO, a une vision très stratégique de l'IT pour une compagnie aérienne. Il connait bien le secteur et prend des décisions dans l'intérêt de sa compagnie. Il a su réduire les coûts de l'IT pour Corsair en faisant une analyse fine de tous les services SITA offerts et en les optimisant, dégageant ainsi un budget pour des services à forte valeur ajoutée.

Laurence L., Account Manager chez SITA

Olivier is characterized by a keen sense of partnership. He knows how to create a balanced and effective collaboration.

Sébastien L., Managing Director chez Cloud Temple

2. Optimisation des usages (29% du total des optimisations)

Ici il s'agit de supprimer, à tout le moins de réduire, l'usage de transactions dont le coût unitaire est faible mais dont la volumétrie induit cependant des coûts conséquents. A coupler avec une renégociation des coûts unitaires.

2.1. Optimisation des usages - réduction du nombre de FLEX

Le FLEX = la requête envoyée au système AMADEUS pour obtenir les propositions de vol en fonction des critères (ville de départ, date de départ, ville d'arrivée pour le vol aller et le vol retour). Chaque requête à un coût.

Deux actions pour réduire le nombre d'appel :

Mise en place d'une solution de protection contre les attaques robotiques (c'est la base) - En cas d'attaque le nombre de requêtes peut être multiplié par 10 voire plus.
Mise en place d'un mécanisme de cache pour éviter d'appeler systématiquement Amadeus. Gain de l'ordre de 40%, variable suivant les critères mis en place et la dispersion des requêtes.

2.2. Optimisation des usages

- réduction du nombre de message de type B

Les messages de type B sont des messages simples et véhiculés par l'infrastructure SITA (notamment pour les échanges entre le sol et les avions). Mais certains messages peuvent être véhiculés par d'autres acteurs voire d'autres canaux (par email ou par sftp) avec des coûts moindres voir nuls.

Les grandes étapes de l'optimisation ont été :

comprendre les différents messages
disposer de la volumétrie d'échanges (nb et taille, la taille est essentielle, car elle conditionne les coûts),

puis de :

supprimer les échanges de message qui n'étaient plus nécessaires
basculer sur des modes d'échanges mails ou sftp quand cela était possible
basculer sur un autre réseau d'échange (Amadeus Net) quand cela était possible
ne garder via le réseau SITA que les autres messages puis optimiser le coût MCM (/par Million de Caractères) de ces messages.

2.3. Optimisation des usages

- révision modalités de sauvegarde sur Azure/StorSimple

Réduction de 72% des coûts de stockage sur Azure après une analyse détaillée et deux actions :

révision de la périodicité des sauvegardes : représente 59% de la baisse finale des coûts.
révision de l'option de stockage (passage de l'option GRS à l'option LRS, finalement suffisante pour répondre aux attentes de réplications) : représente 41% de la baisse des total des coûts.

Au delà de cet exemple, les solutions Cloud type Azure ou AWS apportent beaucoup de souplesse mais sont à surveiller de près pour une bonne maîtrise des coûts.

3. Ménage (18% du total des optimisations)

Ici il s'agit d'arrêter les modules/fonctions qui ne sont plus utiles ou bien d'ajuster le niveau de service (à la baisse) ou bien de réduire le nombre de licences.

4. Consolidation (20% du total des optimisations)

Ici il s'agit de regarder les opportunités de déploiement de nouvelles solutions ou de remplacement de solutions qui permettent de s'adresser à une seul fournisseur au lieu de plusieurs. Des réductions de coût global sont alors envisageables.